区民会議室

新型コロナウイルス感染拡大防止のための定員制限による施設使用料の取扱いについて(11月16日現在）

施設の利用再開において、これまで新型コロナウイルス感染拡大防止のため、利用定員を制限して実施してきましたが、地域団体の活動の負担を軽減するため、利用状況が以下の要件等に該当する団体は定員制限前の使用料金で現在使用している貸室を使用できます。

対象になる団体は、これまで定期的に同一の施設を利用し、かつ、現在の新型コロナウイルス感染拡大防止のための利用定員制限に基づき、従前より高い使用料を負担している団体です。

(1)対象施設 

(2)対象者（1、2の両方に該当する団体）

1 定員制限により、利用再開前に普段使用していた貸室の利用が出来なくなったため、別の貸室に変えた又は同一施設内の別の貸室も使用し、その結果、普段よりも高い使用料を支払うことになった団体。

2 優先団体または区内在住・在勤・在学いずれかの団体（定員制限により他の施設を使用する場合も対象とする。）

※「普段使用していた貸室」の定義

平成31年4月から令和2年1月までの期間中、同一施設を月1回以上使用していた月が8ヵ月以上あり、その中で最も使用頻度が高かった貸室。なお、使用料の認定に当たっては、最も使用頻度の高かった時間帯の料金とする。

 (3)対象期間

令和2年6月8日（月曜日）から令和3年3月31日（水曜日）までの利用分。

なお、定員制限を解除した日に既に予約が入っている解除日以降のものについても対象とします。

(4)申請方法

1【認定を受ける】

利用再開（6月8日）前に普段使用していた貸室のある施設に、以下のものをご提出ください。 

1.認定申請書(PDFファイル; 124KB)（各施設でも配付）、参考：認定申請書記入見本(PDFファイル; 167KB)

2.平成31年4月1日から令和2年1月31日までの利用実績の分かる書類（領収書や承認書等）

3.利用登録証または代表者の本人確認書類（代表者の本人確認書類はコピー可）

2-1【減額・免除申請をする（これから使用料を支払う場合）】

減免を受けたい貸室のある施設に、以下のものをご提出ください。

ねっと利用者の方は、減免を受けたい貸室の利用日当日に、・窓口利用者の方は、減免を受けたい貸室の使用料をお支払いする際に申請ください。 

1.各施設の使用・減額・免除申請書（施設で配付）

2.認定書（原本）

3.利用登録証（原本）または代表者の本人確認書類（代表者の本人確認書類はコピー可）

4.（窓口利用者の方のみ）減額後の使用料金

3-1【次の要件に該当する場合、認定書に記載の料金で使用できます】

減免を受けたい貸室の利用予定人数が、認定書に記載の「施設貸出後の定員」を上回っており、かつ、「従来の定員」以下でご利用の場合

 2-2【還付申請をする（既に使用料をお支払いいただいている場合）】(11月16日追記） 

1.特例還付申請書(PDFファイル; 131KB)（各施設でも配付）、参考：特例還付申請書記入見本(PDFファイル; 169KB) 

2.認定書（原本）

3.窓口に来た方の印鑑（シャチハタ・ダンパー不可）

4.利用登録証（原本）または使用した貸室の使用承認書 

※上記の持ち物全て揃っている場合はどなたでも還付申請をしていただけます。ただし、窓口利用者の方で承認書をお持ちでない場合は、団体の代表者の方のみ還付申請が可能です。

その際は、 代表者の方の本人確認書類をご提示いただきます。

 3-2【次の要件に該当する場合、お支払いいただいた使用料と認定書に記載の料金の差額を還付します】（11月16日追記）

 還付を受けたい貸室の利用予定人数が、認定書に記載の「施設貸出後の定員」を上回っており、かつ、「従来の定員」以下でご利用の場合

新型コロナウイルス感染症防止対策を理由とした施設の使用取消について（7月22日更新）

国内においても新型コロナウイルスの感染事例が報告されている中、感染拡大防止の観点から、以下に該当する予約については、使用料の全額還付を行います。

⑴ 令和2年7月22日（水曜日）以降に、新型コロナウイルスの感染防止を理由に使用の取消を行ったもの

⑵ 令和2年3月1日（日曜日）以降に施設の使用申込を行ったもののうち、使用日が令和2年3月26日（木曜日）以降の予約について、令和2年6月7日（日曜日）までに新型コロナウイルスの感染防止を理由に使用の取消を行ったもの

⑶ 令和2年2月29日（土曜日）までに施設の使用申込を行ったもの（抽選申込も含む）のうち、令和2年2月21日（金曜日）以降に、新型コロナウイルスの感染防止を理由に使用の取消を行ったもの

※使用日を過ぎてからの取消については、対象となりません。

※再度の申請、キャンセルはご遠慮ください。

お願い

予約の取り消しは、施設予約ねっとからは行わず、必ず事前に下記問合せ先へお申し出ください。

また、窓口において取消申請を行う場合は、(1)使用承認書又は利用者カード(2)取消申請者の印鑑（朱肉を使用するもの。シャチハタ、ダンパー類不可）の2点をお持ちください。

区民会議室使用承認取消申請書(PDFファイル; 103KB) 

上記の取扱いは、今後の感染の拡大状況等を踏まえ、変更になる場合があります。

ご不明な点は、下記問合せ先へお問い合わせください。

【問合せ先】

（公財）文京アカデミー施設管理係

03（5803）1100

お知らせ 

8月分以降の区民会議室の貸出について（7月22日更新） 

区民会議室について、8月以降の利用分の貸出スケジュールは以下のとおりです。

利用に当たっては、以下の「施設利用再開に向けた利用制限について」を必ずご確認の上、申込いただくようお願いいたします。 

1 申込受付スケジュール  

注）抽選申込件数は、区有施設全体で1か月につき10件までです。

注）9月分以降は、通常の申込スケジュール、申込方法に戻ります。 

注）5階区民会議室B・C・Dは新型コロナウイルス対策に伴う行政使用のため当面ご利用いただけません。 予めご了承ください。

2 申込方法

【8月分（抽選）の申込】

施設予約ねっとを使った申込受付は行いません。

上記空き状況をご確認いただいた上で、こちらの申請書を以下のいずれかの方法で提出してください。 

(1)シビックセンター2階文京アカデミー窓口に持参 

(2)FAX(03-5800-2230)で送信

【8月分（随時）の申込】

 施設予約ねっとからの受付は行いません。施設の空き状況の照会やお申し込みは、文京アカデミー（03-5803-1100）までお電話でお問い合わせください。

【9月分以降の申込】 

通常どおり、施設予約ねっと及び文京アカデミー窓口で申込いただけます。 

空き状況や当選結果については、施設予約ねっとをご確認いただくか、文京アカデミー窓口（03-5803-1100）までお問い合わせください。 

3 申込対象団体

区内在住、在学、在勤の方

4 利用手続き

窓口申込団体は利用日までに利用料金のお支払いをお願いします。予約ねっと利用団体は利用月の翌月に口座振替となります。 

 施設利用再開に向けた利用制限について(6月19日更新）

区民会議室の貸出の再開に当たり、新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、当面の間、以下のとおり利用を制限させていただきます。

1 利用人数の制限   

注）利用人数の制限に伴う利用料金の減免は行いません。 

2 貸出の要件

（1）定期的に換気ができる状態であること
（2）お互いの間隔をできるだけ2メートル（最低1メートル）確保できること
（3）近距離での会話や大声での発声、歌唱を避けること
（4）利用者はマスクの着用を徹底すること
（5）料理や飲食を伴う会議（熱中症予防のための水分補給は可能）等の利用でないこと 

注1） 社交ダンスは、要件（2）を満たすよう、お互いの距離を2メートル程度確保し、人同士が触れない練習は可とする。

注2） 囲碁・将棋は、対局等座席の間隔を、できれば1メートル以上距離をとり行う。会話を控え、一局の対局時間もできるだけ短くする。

注3）打楽器、弦楽器などの練習は、お互いの距離を2メートル程度確保する。

注4）要件（2）を満たすことができないため、かるた、健康麻雀などの活動による利用は中止とする。

注5）要件（3）を満たすことができないため、声楽・コーラス、詩吟、謡曲、カラオケ、演劇、朗読、吹奏楽などの活動による利用は中止とする。

注6） 注）1～注）5であげた事例以外でも、利用施設の管理者が(1)～(5)のいずれかの利用要件に該当しないと判断した場合は、利用を認めないものとする。

3 ご利用になれない方

(1)平熱より高い発熱がある方 

(2)体調がすぐれない方（例：発熱・咳・咽頭痛・味覚障害等の症状） 

(3)同居家族や身近な知人に感染が疑われる人がいる方

(4)入国制限・観察機関等がある海外から2週間以内に帰国された方又は当該者と濃厚接触した方

4 利用時の注意事項

 (1)部屋の定員を守ること

 (2)利用者同士の距離を2メートル以上あけること

 (3)利用前・利用後には手洗いをすること

 (4)近距離での会話をはじめ、発声、演奏などの活動を行わないこと

 (5)握手や肩を組むなどの接触を避けること

 (6)咳エチケット、マスクの着用を徹底すること

 (7)飲食は行わないこと（熱中症予防のための水分補給は除く）

 (8)施設の使用中、定期的に換気を行うこと（施設管理者の指示に従い実施）

 (9)共有スペース（通路など）での長時間の滞留や大声での会話は控えること

 (10)利用中に発生したゴミは利用者が自宅まで持ち帰ること

 (11)代表者は当日の利用者名簿を作成し、少なくとも一か月は保管すること

 (12)利用後2週間以内に新型コロナウイルス感染症を発症した場合は、速やかに利用施設の管理者に報告すること 

ご利用の皆様にはご不便をお掛けいたしますが、ご理解を賜りますようよろしくお願いいたします。 

過去のお知らせ

新型コロナウイルス感染症拡大に伴う施設使用の中止について（4月23日更新）

区の貸施設について、新型コロナウイルス感染症拡大を防止するため、当面の間使用を中止させていただきます。

使用中止期間

令和2年4月4日（土曜日）から当面の間 

 新規の使用申込及び抽選申込については、当面の間、中止させていただきます。

 【新規の使用申込の中止】

  令和2年3月30日～当面の間

【抽選申込の中止】

取消の場合の取り扱い 

施設側で取消を行い、取消料なしで取消いたします。

窓口で使用料を納めていただいた方には、全額還付いたします。

なお、新型コロナウイルスの状況により、施設使用について変更になる場合があります。

新型コロナウイルス感染拡大防止を理由として施設使用をキャンセルされる場合は、必ず利用日までに（公財）文京アカデミーにお問い合わせください。 

ご迷惑をおかけいたしますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。 

新型コロナウイルス感染症防止対策のために施設使用を取り消す場合の取り扱いについて（3月30日更新）

国内においても新型コロナウイルスの感染事例が報告されている中、感染拡大防止の観点から、以下の⑴または⑵に該当する予約については、使用料の全額還付を行います。

 ⑴  令和2年3月1日（日曜日）以降に施設の使用申込を行ったもののうち、利用日が令和2年3月26日（木曜日）から当面の間の予約について、新型コロナウイルスの感染防止を理由に使用の取消を行ったもの

 ⑵  令和2年2月29日（土曜日）までに施設の使用申込を行ったもの（抽選申込も含む）のうち、令和2年2月21日（金曜日）以降に、新型コロナウイルスの感染防止を理由に使用の取消を行ったもの

※使用日を過ぎてからの取消については、対象となりません。

※再度の申請、キャンセルはご遠慮ください。

お願い

予約の取消は、施設予約ねっとから行わず、必ず使用する施設へご連絡ください。

上記の取扱いは、今後の感染の拡大状況等を踏まえ、変更になる場合があります。

なお、予約の取り消しは、施設予約ねっとからは行わず、必ず事前に下記問い合わせ先へお申し出ください。

また、窓口において取消申請を行う場合は、(1)使用承認書又は利用者カード(2)取消申請者の印鑑（朱肉を使用するもの。シャチハタ、ダンパー類不可）の2点をお持ちください。

区民会議室使用承認取消申請書(PDFファイル; 103KB) 

ご不明な点は、下記問い合わせ先へお問い合わせください。

【問合せ先】

（公財）文京アカデミー施設管理係

03（5803）1100

電話

開館時間

ただし5階会議室は、全日午前9時～午後9時30分

休館日

ご利用いただける方

文京区内に在住・在勤・在学の方、および区内所在の会社・各種団体等で営利を目的とせず、公の秩序または善良の風俗を害するおそれのないこと。

利用方法

1使用申請受付日

1. 抽選申込み（1ヵ月まとめて抽選を行います。）
   使用する日の3ヵ月前の20日～月末
2. 空き室申込み（抽選後、空き室の予約を開始します。）
   使用する日の2ヶ月前の8日以降

※ただし、行政使用等により希望日がふさがっている場合があります。

2使用申請受付時間

• インターネット予約、抽選申込午前9時～午後11時
  ただし施設の空き状況の確認は24時間可能。
• 窓口予約、抽選申込午前9時～午後8時
  

3使用申請受付場所

文京シビックセンター（財）文京アカデミー事務室（2階）電話03(5803)1100

区民会議室使用申請書(PDFファイル; 104KB) 

 
空き状況の確認、インターネットからの利用申込み等については、「『文の京』施設予約ねっと」（外部ページにリンクします）をご利用ください。

※空き状況の確認はどなたでもご覧いただけますが、ご予約には事前の利用登録が必要です。詳細は、「『文の京』施設予約ねっと」の利用についてをご覧ください。

施設名及び使用料

利用案内パンフレットはこちら(PDFファイル; 3638KB) 

※各施設は全て文京シビックセンター内です。

※定員を超えての利用はできません。 

5階区民会議室 室内レイアウト（机・椅子・コンセントの位置等）

• 会議室A～D全体)(PDFファイル; 91KB)
• 会議室A・B(PDFファイル; 66KB)
• 会議室C(PDFファイル; 59KB)
• 会議室D(PDFファイル; 53KB)

※ 室内レイアウトは、あくまで目安です。コンセントの設置場所など、若干の誤差等がございますので、ご了承ください。

使用料の還付

使用料は原則としてお返しできません。
ただし、使用する日の3日前までに使用の取り消しを申し出た場合、5割相当額の使用料をお返しします。申請者の印鑑（朱肉で押印する印鑑に限ります。シャチハタ、ダンパー類は不可）と「使用承認書」等をご持参ください。

※申込後の使用日・使用時間の変更はできません。 

平日の昼間の空き室使用について

区民会議室Wi‐Fiサービスについて

区民会議室で、インターネットに接続できるWi‐Fiサービスが利用できます（3階障害者会館和室を除く）。利用される方が無線LAN接続可能な端末を用意し、窓口で貸し出すセキュリティトークン（Wi‐Fiを利用するための機器）により、インターネットに接続できるものです。会議室利用の3日前までに申し込み、別途、利用同意書を記入・提出していただきます。（ご利用本人が確認できるもの（運転免許証等）をご持参ください。）ただし、利用できる数に限りがあり、申し込み状況によってはご希望に沿えない場合があります。詳しくは、区民会議室使用申請受付窓口へお問い合わせください。

区民会議室等Wi‐Fiサービス利用同意書(PDFファイル; 173KB)